Bagi perusahaan terbuka, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu agenda penting dalam penerapan tata kelola perusahaan yang baik. Melalui RUPS, manajemen menyampaikan laporan kinerja perusahaan, memperoleh persetujuan pemegang saham atas berbagai agenda strategis, serta memperkuat transparansi kepada investor.

Di Indonesia, penyelenggaraan RUPS perusahaan terbuka diatur dalam Peraturan OJK Nomor 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka. Oleh karena itu, selain memenuhi kewajiban regulasi, perusahaan juga perlu memastikan bahwa seluruh proses persiapan hingga pelaksanaan RUPS dilakukan secara terencana, tertib, dan profesional.

Berikut beberapa tips yang dapat membantu perusahaan dalam menyelenggarakan RUPS secara efektif dan lancar.

1. Susun Timeline Persiapan dan Koordinasi dengan Pihak Terkait

Langkah awal yang sangat penting adalah menyusun timeline persiapan RUPS secara rinci sejak jauh hari. Timeline ini mencakup berbagai tahapan penting seperti pengumuman RUPS, pemanggilan rapat, penyusunan agenda, hingga persiapan dokumen pendukung.

Dalam proses ini, perusahaan juga perlu melakukan koordinasi dengan pihak terkait, seperti Biro Administrasi Efek (BAE) dan notaris. Koordinasi tersebut penting untuk memastikan kesesuaian jadwal dengan ketentuan yang berlaku, kesiapan dokumen rapat, serta penentuan lokasi pelaksanaan RUPS agar seluruh tahapan dapat berjalan sesuai rencana.

2. Pastikan Skenario RUPS Disusun Secara Jelas dan Terstruktur

Agar pelaksanaan rapat berjalan tertib dan efisien, perusahaan perlu menyusun skenario RUPS secara jelas dan terstruktur. Skenario ini mencakup alur acara, urutan penyampaian agenda, mekanisme pengambilan keputusan, hingga sesi tanya jawab dengan pemegang saham.

Dalam praktiknya, penyusunan skenario RUPS dilakukan bersama dengan notaris, guna memastikan bahwa seluruh tahapan rapat — mulai dari pembukaan, pembahasan agenda, hingga pengambilan keputusan — telah sesuai dengan ketentuan hukum dan dapat dicatat secara tepat dalam risalah rapat.

3. Lakukan Simulasi dan Gladi Bersih Sebelum Acara

Simulasi merupakan bagian penting dalam persiapan RUPS, terutama bagi pimpinan rapat yang akan memimpin jalannya rapat.

Melalui simulasi, tim dapat memastikan bahwa setiap tahapan acara berjalan sesuai dengan skenario yang telah disusun, termasuk proses pembukaan rapat, penyampaian agenda, hingga sesi tanya jawab dengan pemegang saham.

Selain itu, sangat disarankan untuk melakukan gladi bersih sebelum acara dimulai, guna memastikan seluruh aspek teknis, koordinasi antar tim, serta kesiapan tim dapat berjalan dengan baik saat acara berlangsung.

4. Pastikan Dukungan Teknis dan Sistem Digital yang Andal

Saat ini menyelenggarakan RUPS dilakukan secara hybrid yang terintegrasi dengan Easy KSEI dalam proses registrasi dan pemungutan suara dan Akses KSEI untuk tayangan RUPS secara online.

Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan kesiapan streaming system, perangkat teknis, serta jaringan internet yang stabil dan mumpuni, terutama untuk mendukung akses ke sistem KSEI.

Kesiapan infrastruktur teknis yang baik akan sangat membantu menjaga kelancaran jalannya RUPS.

5. Kelola Teknis Acara Secara Profesional

Selain aspek substansi rapat, keberhasilan penyelenggaraan RUPS juga sangat dipengaruhi oleh kelancaran pengelolaan teknis acara. Hal ini mencakup pengaturan registrasi pemegang saham, pengelolaan jalannya rapat, pengaturan layout ruangan, hingga dokumentasi kegiatan.

Pengelolaan acara yang profesional akan membantu memastikan RUPS berjalan tertib, efisien, dan sesuai dengan prinsip tata kelola perusahaan yang baik.

Dukungan Profesional untuk Penyelenggaraan RUPS

Penyelenggaraan RUPS membutuhkan perencanaan yang matang, koordinasi yang baik dengan berbagai pihak, serta dukungan teknis yang profesional. Mulai dari penyusunan timeline, koordinasi dengan BAE dan notaris, pengaturan teknis acara, hingga dukungan sistem digital.

Sebagai konsultan komunikasi dan event management yang berpengalaman dalam mendukung perusahaan terbuka, Octacomm (OCTACOMM.ID) menyediakan layanan terpadu untuk membantu perusahaan dalam menyelenggarakan RUPS, Public Expose, maupun kegiatan komunikasi korporasi lainnya.

Dengan pengalaman dalam menangani berbagai kegiatan perusahaan terbuka, OCTACOMM.ID siap membantu memastikan setiap kegiatan berjalan lancar, profesional, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.